¿Cuánto tiempo pasa un viajero en la recepción de un hotel? ¿Y cuántos minutos está dispuesto a perder haciendo trámites?
Una de las claves de la digitalización de la gestión hotelera es acortar tiempos en las tareas que hasta ahora requerían de una atención completa por parte del personal de recepción. Además de la parte humana, aquella que el cliente agradece cuando se encuentra una sonrisa amable al otro lado del tablero, queda sepultada por la cantidad de requerimientos para hacer un simple check-in. El trabajo de recogida de datos, facturación, asignación de habitaciones, etc está quedando en un segundo o tercer plano en cuanto a la experiencia del cliente. Queremos llegar al hotel, que nos den los buenos días, la llave y nos dejen cuanto antes en la tranquilidad de nuestra habitación.
La recepción digital
Dándole vueltas a esta idea, desde GuestPro desarrollamos una recepción virtual, WebDesk. El tiempo de espera se esfuma, puesto que el cliente puede realizar los trámites desde casa, a través de un dispositivo móvil y cuando quiera. A nivel de hotel, esta aplicación permite una recogida de datos mucho más fiable, puesto que es el propio huésped quien los facilita.
Y esta temporada, le hemos dado otra vuelta de tuerca. ¿Para qué es necesario, si o si, que el viajero se acerque al tablero de recepción aún habiendo hecho el check-in desde casa? Pues para algo tan básico como poner una firma sobre papel. Porque el parte de viajeros sigue siendo obligatorio para todos. Así que esta vez nos hemos propuesto acortar el tiempo de trabajo de la persona en recepción. Y, de paso, darle un respiro al medio ambiente evitando impresiones de papel innecesarias. ¿Cómo?
Con la firma digital
Firmamos documentos de manera digital a diario, casi sin darnos cuenta. Cuando accedemos a nuestra banca online, cuando pagamos en un TPV poniendo nuestro código, o cuando vamos al banco y realizamos una operación. Así que no se le hará extraño al cliente que llegue a recepción a por su llave la petición de una firma sobre soporte digital.
Integrado además con el PMS, el sistema de firma digital que tenemos implantado es muy fácil de usar. Lo único que deberá hacer el personal de recepción es hacer login en la aplicación de GuestPro y descargar la plantilla de parte del viajero para que el huésped estampe su firma. Lo bueno de este sistema es que, si además del parte de viajeros, vuestros huéspedes han de rubricar otros documentos, lo único que tendréis que hacer es configurar las plantillas que queráis en el PMS y seleccionarlas.
Objetivo acortar tiempo, conseguido. Objetivo ahorrar papel y velar por el medio ambiente, ¡también!
Los beneficios de digitalizar los trámites en recepción
Sin embargo, digitalizar los trámites en recepción tiene un beneficio que, a medio y largo plazo, puede ser una ventaja competitiva enorme para tu hotel. Imagina que la cantidad de tiempo que el personal de recepción dedica a hacer gestiones burocráticas, lo invierte en aumentar ventas. La cara amable, la que ha dado la bienvenida, la que atiende los problemas y las dudas, es en la que el huésped confía.
Precisamente por eso no es nada descabellado pensar que la recepción, además del punto de atención que ha sido siempre, pueda adquirir la función de venta. Con la personalización del trato que permite tener tiempo para cada huésped, es mucho más fácil detectar clientes ansiosos por una mejor habitación - y ofrecer un upselling- o por interesados en los servicios del restaurante del hotel, desplegando la estrategia de cross selling para aumentar los beneficios.
¿Te gustaría conocer WebDesk en profundidad y aprender cómo manejar la firma digital? Pregúntanos y nos pondremos en contacto contigo.
