GuestPro Easy Implant

1. Configuración de la estructura

Explícanos tu hotel.

Antes de nada, necesitamos entender cómo es el hotel y cómo se comercializa, necesitamos ver una primera “foto del hotel”, o un esqueleto. 

Para ello, proporcionamos al cliente una sencilla plantilla de Excel para que nos informe de las habitaciones, tipos de régimen, políticas y demás características básicas del hotel. 

Una vez recibimos la plantilla con la información rellenada, realizamos una revisión conjunta con nuestro equipo de implantaciones para aclarar los detalles y obtener una estructura definitiva.

2. Configuración operativa y financiera

Pasemos a los detalles.

Una vez configurado el sistema con la estructura inicial, nos centramos en los detalles más operativos y preparamos todo lo necesario para poder recibir datos históricos, poder hacer facturas y volcado de contabilidad.

Al igual que en el paso 1, en este segundo paso proporcionamos al hotel una plantilla en Excel que tiene que rellenar.

Una vez el hotelero nos devuelve la plantilla con la información rellenada, realizamos nuevamente una revisión conjunta con nuestro equipo técnico para aclarar los detalles.

3. Importación de datos

Reservas y clientes, históricos y futuros.

En este punto ya disponemos del sistema completamente preparado para recibir datos. Podemos cargar datos tanto de clientes como de reservas. Para poder poner el sistema en producción, es importante disponer de información actualizada con todas las reservas del hotel, especialmente las reservas a futuro.

Para ello, proporcionamos al hotel diferentes opciones: 

• Carga mediante archivos Excel o CSV
• Carga mediante API
• Integración “en vivo” con el PMS actual (consultar coste y PMS soportados)

El método más habitual es usar la carga por Excel o CSV. Normalmente se hacen como mínimo 2 importaciones, la primera para comenzar a probar, y la segunda justo antes de poner en producción GuestPro para que los datos estén lo más actualizados posible.

4. CRM

Plantillas y estrategia de comunicación.

Una vez ya disponemos de datos en el PMS, es el momento de preparar las plantillas y automatizaciones de correo que va a necesitar el hotel. Esto incluye normalmente las siguientes plantillas:

• Cotización (paylinks)
• Confirmación
• Agradecimiento
• Pre check-in (check-in online)
• Check-in (parte de viajeros, condiciones)
• Post estancia

Nuestro equipo se encarga de proporcionar una propuesta de plantillas y estrategia de automatización inicial, y el cliente siempre puede dar su feedback, solicitar cambios, o incluso crear sus propias plantillas.

5. Integraciones

Conectar para poder encender.

El hotel está listo para comenzar a operar, sin embargo, habitualmente necesitaremos poner a punto todas las integraciones, es el momento de hacer la configuración y comprobar que todo funciona correctamente, normalmente se integran:

• Sistemas de pago online (normalmente el TPV banco con Redsys)
• Pin-pad o datáfono para pago en recepción
• Escáner o lector de documentos
• Sistema de llaves
• Terminal POS restaurante/cafetería
• Volcado de contabilidad

6. Formación

Preparados, listos...

En GuestPro distinguimos entre 2 tipos de usuarios, los Power Users (“campeones”) y el resto del personal del hotel.

Para el éxito de la implantación, necesitamos que el hotel asigne 1 o varias personas que serán las que participen en todo el proceso de implantación, y tendrán un conocimiento más profundo del sistema. Suelen ser las personas más técnicas y los máximos responsables del funcionamiento del hotel.

Los Power Users tienen la función no solo de ser la persona de enlace con GuestPro sino también de resolver dudas con el resto de personal del hotel.

Para el resto del personal, nuestro equipo realizará formaciones conjuntas, tanto de front-desk como mantenimiento y housekeeping, normalmente en los días previos a la puesta en producción. Estas sesiones duran unos 45 minutos y se acompañan con manuales. Las sesiones pueden ser grabadas para consulta posterior.

En resumen, nuestro método incluye formación continua y personalizada para los “power users”, y sesiones de formación conjunta para los diferentes departamentos.

7. Puesta en producción

¡Arrancamos!

El día de la puesta en producción, es necesario realizar varias tareas, algunas de ellas son:

• Revisión de reservas (especialmente clientes in-house con hoteles abiertos)
• Re-conexión de los canales de venta y Channel Manager
• Acompañamiento y soporte inicial al personal

Una vez fijada la fecha de puesta en producción, nuestro equipo se coordinará con el hotel, para que todo vaya fluido y no haya grandes dificultades.

Esto es tan sencillo como desconectar tu PMS actual, conectar GuestPro y seguir trabajando con el nuevo sistema. 

Todos sabemos que algunas personas se adaptan al cambio más rápido que otras, pero, una vez superado el momento inicial, todo el personal del hotel estará adaptado y feliz con el cambio... Una vez en marcha, el trabajo se vuelve más ligero para todos los departamentos del hotel.

8. Seguimiento inicial

Seguimos estando con vosotros.

Nuestro equipo mantendrá contacto constante con el hotel, para hacer los ajustes y dar el apoyo necesario durante los primeros días y semanas de uso de GuestPro en el hotel.

En los primeros días suelen aparecer posibilidades de mejora de usos concretos del sistema, y se puede producir un cambio de opinión respecto de los protocolos internos establecidos que conviene repasar. Normalmente se pueden ajustar o mejorar plantillas de CRM, procesos internos y se resuelven todas las dudas o situaciones que no hayan surgido hasta ese momento o que no hayan quedado claras.

Nuestro equipo estará disponible para resolver todas las dudas que vayan apareciendo, y para optimizar todos los procesos operativos que se puedan mejorar.