De una gestión tradicional con a la máxima eficiencia y automatización operativa centralizada con GuestPro.
Nos trasladamos a Santa Susanna (Barcelona) para conocer la historia de esta empresa familiar con un fuerte arraigo en el sector hotelero de la zona del Maresme. Actualmente, gestionan dos grandes alojamientos vacacionales con una operativa de alto volumen, especialmente exigente durante la temporada alta: el Hotel Alhambra **** (217 habitaciones) y el Caprici Beach Hotel & SPA **** (237 habitaciones).
Construidos originalmente por el abuelo de la actual generación, estos hoteles reflejan una forma de entender la hostelería basada en la cercanía y el trato familiar. Sin embargo, detrás de esa esencia tradicional, se escondía el desafío de gestionar una infraestructura de más de 450 habitaciones con herramientas que se habían quedado ancladas en el pasado. Su transformación es el ejemplo perfecto de cómo modernizar una operativa masiva, sin perder el alma del negocio familiar.
El reto: Superar un legado tecnológico artesanal y un ecosistema desconectado
Antes de empezar a trabajar con GuestPro, la empresa operaba bajo un modelo sumamente tradicional. La trayectoria tecnológica de los dos hoteles se resumía en un programa de gestión de reservas, desarrollado prácticamente a medida a principios de los años 2000 por un proveedor local. Antes de ese primer software, el planning de las habitaciones se gestionaba de forma totalmente manual mediante "cartoncitos" colocados en una pared.
Limitaciones que impedían optimizar la operativa
Aunque este sistema tradicional funcionaba gracias a la enorme experiencia acumulada y al conocimiento interno del equipo, el mercado hotelero comenzó a evolucionar a un ritmo vertiginoso. La llegada de la distribución online masiva, la necesidad de automatización, los channel managers, el análisis de datos en tiempo real y la digitalización de la experiencia del cliente evidenciaron las limitaciones del software local. La falta de integraciones entre departamentos y el exceso de procesos manuales creaban cuellos de botella críticos para un volumen de habitaciones tan elevado. El reto no era solo cambiar de software, sino transformar una cultura operativa arraigada durante décadas.
La estrategia: encontrar un partner que entienda la realidad de la hostelería
Tomar la decisión de cambiar no fue sencillo. Modificar los hábitos de un equipo acostumbrado a trabajar de la misma manera "artesanal" durante toda la vida requería un paso firme pero seguro. La propiedad inició una intensa ronda de contactos con numerosos proveedores de PMS del mercado.
A pesar de encontrar propuestas técnicas muy avanzadas, la empresa familiar chocaba continuamente con la misma barrera: la falta de comprensión real de la operativa diaria de un hotel vacacional. Todo cambió al conectar con GuestPro. En el sistema y el equipo de GuestPro no solo encontraron tecnología puntera, sino a profesionales que hablaban su mismo idioma hotelero. La implicación humana de Xavier Pallicer, CEO, y Magali Rovira, project manager, aportó la confianza y la proximidad necesarias para afrontar el cambio estructural y cultural. La estrategia se centró en sustituir el viejo programa por una plataforma integral capaz de conectar todas las herramientas con las que los hoteles ya operaban (A3 para contabilidad, Salto para llaves, Delta para el control de cardex de clientes y TouchExpress para la restauración).
La solución: centralización y automatización
Para una empresa de estructura familiar que gestiona dos hoteles de gran envergadura, la automatización no es un lujo decorativo, sino una necesidad de supervivencia operativa. Al no contar con grandes departamentos corporativos, un equipo optimizado debe coordinar múltiples áreas del negocio al mismo tiempo.
La implantación de GuestPro actuó como el núcleo conector de toda la operativa. Al integrar de manera nativa el PMS, la restauración (F&B), los puntos de venta, los cobros y la contabilidad, se eliminaron los traspasos manuales de información y la duplicidad de tareas. La solución permitió al equipo humano liberarse de cargas mecánicas y centrarse en la supervisión estratégica y la atención al cliente, logrando que una estructura organizativa pequeña pudiese gobernar con solvencia una operativa inmensa.
Como destaca la propia dirección de los hoteles:
"Tener integrados PMS, restauración, puntos de venta, cobros y contabilidad nos ha permitido centralizar muchísimo trabajo, reducir procesos manuales y simplificar enormemente la gestión diaria," señala Jordi Mateu, General Manager de Mateu Family Group y máximo impulsor del cambio.
Resultados visibles: control financiero, agilidad y visibilidad en tiempo real
La transición y el cambio cultural dieron paso a mejoras tangibles e inmediatas en el día a día de ambos hoteles, destacando especialmente dos áreas:
- Gestión administrativa y financiera: Los cobros online, tanto de la venta directa web como de las distintas OTAs, pasaron a gestionarse de forma totalmente eficiente y automatizada. Se redujeron drásticamente los errores humanos de conciliación y el tiempo dedicado a la supervisión constante de las transacciones.
- Integración contable automatizada: El volcado directo de los datos de cobros y facturación hacia el sistema contable (A3) transformó por completo el control del negocio. La propiedad dispone ahora de total trazabilidad y acceso a información financiera fiable en tiempo real.
En definitiva, los hoteles ganaron en centralización, control y eficiencia interna, demostrando que la tecnología adecuada multiplica las capacidades de los equipos de trabajo.
Un paso firme hacia el futuro de la gestión hotelera
El caso de éxito del Hotel Alhambra y el Caprici Beach Hotel & SPA es un claro testimonio de que la digitalización no está reñida con la esencia de una empresa familiar. El futuro del sector camina de forma inequívoca hacia la optimización operativa y la integración tecnológica, pero entendiendo siempre la tecnología como una herramienta al servicio de las personas (tanto huéspedes como personal).
La alianza de estos dos hoteles vacacionales de Santa Susanna con GuestPro demuestra que:
- La automatización es clave para que estructuras organizativas familiares gestionen con éxito grandes volúmenes de habitaciones.
- La integración total de sistemas (PMS, cobros, F&B y contabilidad) elimina ineficiencias y libera tiempo de valor.
- El factor humano en la tecnología es indispensable para liderar con éxito un cambio cultural y operativo en una empresa tradicional.
Un salto tecnológico impecable para consolidar un negocio histórico y dejarlo completamente preparado para los desafíos del futuro. A partir de aquí, el objetivo de esta empresa familiar es seguir evolucionando y profesionalizando la gestión sin perder la esencia que siempre ha caracterizado sus hoteles.
