Cómo la tecnología libera a la recepción de papeleo y trabajos administrativos
En este post nos preguntamos qué sucede cuando un hotel pasa a tener una recepción automatizada.
Quién no se ha encontrado alguna vez en una situación como esta: llegar a la recepción de un hotel y encontrar una larga cola de clientes esperando mientras dos recepcionistas están introduciendo manualmente los datos de sus pasaportes o peleándose con la impresora para entregar las facturas a los clientes que están haciendo check out.
¿Cuánto tiempo pueden estar estos recepcionistas dedicándose a este tipo de tareas administrativas? Son horas y horas que están robando tiempo a lo que realmente puede diferenciar un hotel de un buen hotel: hospitalidad y ventas. Por este motivo, y ahora más con la irrupción de la IA, automatizarse ya no es un lujo, es una necesidad para la operativa del hotel.
El recepcionista del futuro: de "administrativo" a "anfitrión"
Llegados a este punto, nos preguntamos: ¿cómo será el recepcionista del futuro? ¿Un administrativo o un anfitrión?
La automatización no elimina el toque humano, sino que viene a salvarlo. Cuando suprimimos la carga mecánica, el equipo queda liberado para poder enfocarse en atender de verdad al huésped, no solo para ofrecer hospitalidad sino también para aumentar los ingresos con el upselling (vender una habitación mejor) o el cross-selling (vender una cena en el restaurante), lo que, finalmente, impactará directamente en el RevPAR.
Las 3 claves para la recepción automatizada
Desde GuestPro nos enfocamos en tres funcionalidades básicas que impulsan la automatización de una recepción:
- Check-in online y escaneo automático: Llegó el momento de olvidarse del papel. El huésped llega ya con su registro hecho a través de nuestra app de cliente o desde el escaneo automático del PMS se vuelcan los datos del documento de identidad al instante. Esto se traduce en disminución del tiempo de check-in y cero errores manuales.
- Pasarela de pagos integrada: La gestión de cobros y rembolsos debe ser invisible. Cobros automáticos según la tarifa (no reembolsable, flexible) sin tener que teclear importes en el datáfono. Tokenización de tarjetas a través del envío de "paylinks" para la garantización de reservas. Cobros en diferido y devoluciones directamente con la plataforma bancaria sin salir de la interfaz de la reserva.
- Facturación en un clic: Enviar la factura al email del cliente al momento del check-out, sin esperas ni impresiones innecesarias.
Imprescindible para la retención de talento
Un recepcionista menos estresado por tareas administrativas repetitivas es, sin duda, un empleado más feliz y con mayor rendimiento. Conseguir un equipo estable y motivado es muy positivo en los negocios de hostelería, ya que retener el talento y conseguir un equipo estable repercutirá en el buen funcionamiento del hotel y en la atención al huésped.
Menos clics y más atención al cliente
Un hotel que automatiza es un hotel que escala más rápido, es un hotel que atiende mejor a sus huéspedes, que sabe fidelizar y que obtiene mayores ingresos a través de upselling y crosselling.
A día de hoy, seguir atrapado en procesos de tiempos pasados, puede salir caro a un negocio. Automatizar es recuperar el control del tiempo del equipo para dedicarlo a mejorar la atención al huésped, a que repita y a que haga buenas valoraciones y se convierta en prescriptor.
